Telepon Kawan Atau Lawan 

Oleh: Sepi Wanimbo – (Ketua DPD PPKL & AB PPP Ketua DPD PPDI PPP)

*Apa Yang Sedang Terjadi

Anda mendengarnya di mana – mana. “Hari ini benar – benar sibuk.” “Begitu banyak yang terjadi di setiap tikungan,” “Rasanya waktu itu sangat pendek.” Mengapa demikian? Alasan utamanya adalah jumlah “persimpangan pribadi” meningkat setiap waktu. Jumlah orang yang dapat Anda sentuh meningkat dengan cepat. Hal ini disebabkan oleh dua hal: Pertama jumlah penduduk dunia ini semakin banyak. Kedua, kecanggihan teknologi melalui transportmasi dan komunikasi memungkinkan lebih banyak persimpangan seperti itu.

ADVERTISEMENT

SCROLL TO RESUME CONTENT

*Telepon Kawan Atau Lawan

Tentu saja salah satu pendukung yang paling besar dan berpotensi bagi persimpangan – persimpangan pribadi itu adalah telepon. Dengan makin bertambahnya jumlah telepon di negara kita, organisasi – organisasi Kristen harus mengubah struktur mereka secara dramatis. Karena telepon adalah jangung dari sistem komunikasih informal. Dan sistem komunikasi informallah yang benar – benar merupakan sumber hidup masyarakat. “Kapan kita dapat makan siang bersama untuk membicarakan proposal Joe?” “Bagimana kita dapat menghubungi ibu Mary untuk memberitahukan bahwa Mary mendapatkan kecelakaan?” “Saya ingin tahu keadaan Ayah dan Ibu?” Ini semua adalah pertanyaan – pertanyaan yang dapat dijawab dengan mudah dengan telepon. Dan itu semua adalah pertanyaan yang diajukan orang.

Di pihak lain, telepon dapat menjadi alat yang membuat kita menerima banyak pertanyaan yang tidak disukai. “Bill, bisa tidak datang ke kantor saya selama beberapa menit? “Mary, kami akam mengadakan rapat persekutuan Kaum Wanita besok malam, dan kami mengharapkan Anda hadir,” “Dapatkah Anda berbicara pada pertemuan Kelab – Kelab Kelip kami kamis malam minggu depan?” “Kami sedang mengadakan survei mengenai penggunaan air dan detergen. Dapatkah saya meminta waktu sementar?”

*Itu Hanyalah Alat

Dan seperti alat yang lain telepon dapat disalahgunakan. (Tidak ada benda yang berdosa, yang ada hanya orang yang berdosa!) Bagimana kita mencegah penyalahgunaannya yang akan merusak orang lain.

Salah satu keuntungan yang paling besar dari telepon, tentu saja adalah kemudahan pemakaiannya. Bila Anda dapat berbicara dan mengetahui cara memutar (atau menekan), maka secara teoritis itulah latihan yang Anda perlukan. Di sinilah letaknya masalah yang terbesar. Memakai telepon membutuhkan keterampilan yang jauh lebih besar ketimbang yang kita sangka. Keterampilan apa yang diperlukan oleh Anda atau orang lain dalam organisasi untuk membuat telepon menjadi suatu alat bagi kemajuan kerajaan dan bukan menjadi alat yang lalim yang menghamburkan waktu?

* Ajarinlah Orang Lain Kapan Memakainya

Pakailah telepon dalam waktu – waktu tertentu pada siang hari dengan cara mengelompokkan telepon – telepon yang masuk dan keluar. Hal ini bukan hanya lebih enak bagi Anda (Anda dapat menantikan waktu di mana Anda akan menelepon dan menerima telepon), tetapi juga akan lebih enak bagi mereka yang bekerja bagi Anda (terutama sekretariat) dan mereka yang berusaha menghubungi Anda.

Dalam hati tentukanlah waktu kapan seseorang dapat menelepon Anda kembali bila mereka tidak ada pada waktu itu. Hal ini akan menghindarkan mereka (dan Anda) dari frustrasi.

Bila Anda frustrasi karena tidak dapat “menebus” sekretaris seseorang, padahal urusan itu benar – benar penting, cobalah berkata, “Tolonglah sela dia dan sampaikan bahwa Pak Anu ada urusan yang sangat penting?” Hal ini memindahkan tanggung jawab kembali ke pundak Anda dan menolong si sekretaris yang mungkin terperangkap dalam dilema tidak tahu apa yang harus dilakukan.

* Bagimana Menjawab Telepon

Hampir dalam lingkungan organisasi apa pun juga Anda harus selalu segera menyebutkan diri Anda. Janganlah hanya mengangkat telepon dan berkata, “Hallo. “Tetapi cobalah, “Ini Suko Rahmadi, “dengan ramah. Hal ini mempunyai fungsi ganda. Pertama, mencegah orang berbicara panjang lebar dengan orang yang salah. Kedua, mengisyarakatkan si penelpon bahwa ia harus memperkenalkan dirinya dan menghindarkan Anda dari rasa malu.

Bila orang lain menerima telepon mewakili Anda, pastikanlah bahwa mereka juga memakai cara pengenalam yang sama. Sekali lagi, jangan lupa bahwa bagi si penelepon, cara telepon itu dijawab adalah cara dimana Anda ingin telepon, cara telepon itu dijawab dan hal itu adalah cerminan dari Anda. “Selamat pagi, ini kantor Kalam Hidup,” terdengar lebih enak daripada “Kantor Kalam Hidup” atau “Hallo,” saja.

Bila seseorang menjawab telepon bagi Anda, selalu pastikan bahwa Anda mempunyai pengertian yang jelas mengenai apakah Anda bersedia menerima telepon pada saat itu. Hal ini tampaknya menjadi masalah besar bagi banyak orang yang malu menyuruh sekretarisnya berkata bahwa dia ada di kantor namun tidak ingin diganggu, tetapi sesuai dengan hati nurani Kristen tidak ingin. “berbohong”. Satu cara yang baik untuk menangani hal ini bila penelepon hanya berkata “Apakah ia ada?” Perhatikan bahwa penelepon tidak menyebutkan siapa dia atau mengapa ia ingin berbicara), ialah sekretaris Anda menjawab bahwa “Ia akan ada jam sepuluh. Dapatkah saya memintanya menelepon Anda kembali?” Hal ini langsung membuat si penelepon menyebutkan dirinya dan apa bisnisnya. Itu juga menghilangkan rasa tidak enak yang mungkin dirasakan oleh sekretaris dan penelepon bila ia menjawab pertanyaan pertama dengan, “Dengan siapa saya berbicara?” Karena bilaAnda benar – benar tidak dapat menerima, akan tampak kepada si penelepon bahwa Anda hanya tidak dapat menerima dia.

Tetapi andaikan Anda siap menerima telepon, apa yang harus dilakukan oleh sekretaris Anda? Bila orang yang menjawab Anda, ia akan membutuhkan cara tertentu untuk menolong Anda memastikan apakah Anda ingin berbicara dengan orang ini atau tidak. (Misalnya, gereja atau organisasi Anda mempunyai kebijaksanaan untuk tidak pernah berbicara kepada salesman di telepon.) Bila ragu – ragu pertanyaan yang sederhana, tetapi hangat seperti, ” Bolehkah saya memberitahukan dia apa maksud Anda menelepon?” Biasanya akan menghasilkan informasi lebih lanjut. Latihan mereka yang menjawab telepon untuk menuliskan jawaban – jawaban atas setiap pertanyaan yang mungkin mereka tanyakan. Sungguh mengherangkan betapa mudahnya melupakan nama. Sekretaris boleh saja menanyakan bagimana mengeja nama si penelepon untuk mencegah rasa malu yang mungkin timbul di kemudian hari.

Janganlah terjebak oleh sindrom interlokal. Karena seseorang menelepon dari jarak tiga ribu km berarti bahwa Anda harus menjawab. Sekali lagi, ambillah tanggung jawab untuk menelepon kembali, atau untuk memberitahu mereka kapan mereka dapat menelepon Anda kembali.

* Kapan Memakai Telepon

Pakailah telepon pada waktu – waktu tertentu sebagai pengganti surat. Biaya menulis surat yang diketik biasanya melampaui biaya telepon interlokal, terutama bila Anda telah merancang pemikiran Anda sebelumnya. Di pihak lain, bila Anda harus memberitahu banyak orang mengenai situasi rutin, seperti jadwal rapat berikutnya, mungkin jauh lebih cepat memposkan pemberitahuan tertulis jauh sebelumnya. ( Hal ini juga akan mempermudah si penerima informasi untuk menyimpannya sebagai pengingat.)

* Bagimana Memakai Telepon

Aturlah pemikiran Anda sebelumnya. Tuliskanlah hal – hal yang ingin Anda bicatakan pada sehelai kertas kecil. Bila anda ingin mendapatkan informasi selama menelepon, pastikanlah tersedia selembar kertas.

Perkenalkanlah selalu diri Anda, kecuali diri Anda, kecuali diri Anda yakin bahwa si penerima telepon akan langsung mengenali siapa Anda. Bila perlu, sebutkan alasan mengapa Anda menelepon. Sering hanya dengan menyebutkan permintaan Anda akan informasi Anda dapat menemukan apa yang ingin Anda ketahui tanpa berbicara dengan orang yang semula ingin Anda hubungi.

* Telepon Di Rumah

Mungkin Anda mendapat terlalu banyak telepon. Anda menghabiskan seluruh waktu Anda ditelepon. Apa yang dapat Anda lakukan?

Hal pertama yang harus dilakukan adalah melihat diri Anda sendiri. Apakah Anda orang yang memperpanjang pembicaraan di telepon? Salah satu hal yang berguna yang dapat Anda lakukan disini adalah memberitahukan (bahwa kepada orang – orang yang ingin Anda ajak bicara) berapa waktu yang Anda miliki. “Mary, saya harus kembali mengerjakan sesuatu dalam waktu lima menit, tetapi saya sangat senang Anda menelepon.”

Bila Anda merasa bahwa Anda telah berkomunikasi dengan efektif di telepon, tetapi Anda masih menerima terlalu banyak telepon, ada hal – hal lain yang dapat Anda lakukan. Beberapa pendeta dan eksekutif Kristen merasa sangat efektif dengan tidak pernah menerima telepon di rumah. Sering dengan menuliskan daftar informasi disebelah telepon, anggota keluarga Anda dapat memberikan informasi yang diinginkan oleh si penelepon.

Mungkin Anda perlu melatih keluarga Anda kapan telepon dapat Anda terima dan kapan tidak dapat. Misalkan, “dapatkah ia menelepon Anda kembali? Kami persis sedang makan malam, “adalah jawaban yang cukup baik.

* Jangan Mengabaikan Mesin Penjawab

Mesin penjawab mempunyai keuntungan yang sangat baik: pertama, Anda tidak harus menjawab telepon bila Anda sedang di tengah kesibukan. Anda dapat merekam pesan untuk meminta si penelepon meninggalkan nomor telepon, nama, dan pesan singkat yang dapat Anda terima pada saat Anda sempat. Kedua, Anda dapat yakin bahwa akan selalu ada “seseorang” yang mengangkat telepon Anda akan menemukan bahwa kebanyakan orang akan cukup senang meninggalkan pesan mereka pada mesin penjawab telepon. Paling tidak mereka mengetahui bahwa mereka telah menghubungi Anda, dan bila Anda mempunyai reputasi sebagai orang yang selalu menelepon kembali ini biasanya akan memenuhi kebutuhan mereka.

* Cara Lain

Apa cara – cara lain yang lebih mahal dalam menangani melimpahnya telepon yang masuk: Anda dapat meminta perusahaan telepon untuk memindahkannya secara otomatis ke nomor lain yang ada tenaga relawan atau orang lain untuk menjawab telepon itu. Atau Anda dapat lakukan (yang tidak akan disukai oleh perusahan telepon) ialah lepaskan saja gagang telepon tersebut dari tempatnya. Atau, untuk pesawat telepon model baru, Anda dapat mematikan bunyi belnya.

Dan terakhir, cobalah membiarkannya berbunyi. Itu merupakan disiplin yang besar. Sumber: bacaan, Ted W. Engstrom & Edward R. Dayton. Sarana Manajemen Waktu Filsafat Kristen Keterampilan Komunikasi Yang Efektif Seni Manajemen Pemimpin Kristen. Hal.228 – 233 – 2007.

Efektifkan manajemen waktu soal mengunakan telekomunikasi setiap waktu dimana kita berada secara benar maka kita adalah orang – orang memiliki prinsip hidup sehat dalam pelayanan sesuai profesi yang TUHAN kasih pada setiap individu.

Semoga catatan pendek ini menyadarkan, mengingatkan dan memotivasi bagi penguna telepon untuk kita mengunakan waktu yang ada dengan baik bagi sesama sahabat, keluarga, kerabat serta teman kerja dalam pelayanan di ikatan, gereja maupun pemerintah.

Selamat membaca TUHAN Yesus Kristus memberkati kita semua.waaa

Jayapura, 25 November 2023